Arme Britse politici...

In veel bedrijven worstelen ze er mee, de managers, met de bonnetjes die de medewerkers inleveren. Wat mag wel, wat mag niet? En als er dan eens een regel gebogen moet worden, hoe doe je dat dan?

Ooit maakte ik een bedrijf mee waar ik na een buitenlandse reis maar de bonnetjes voor privé aangeschafte boeken moest indienen, omdat ik andere bonnetjes kwijt was. Bonnetjes waren dus belangrijker dan vertrouwen. Als je nu de zogenaamde schandalen in het Britse parlement leest, zou je inderdaad kunnen concluderen dat je mensen (of alleen politici?...) niet kunt vertrouwen. In plaats van verhoging van de jaarlijkse vergoeding (moeilijk te verkopen aan de publieke opinie) werd door een interne dienst aangeraden om dan maar via declaraties compensatie te krijgen.

Waar ging het mis dat politici die meer dan modaal verdienen (maar niet extreem veel) 67 pence gaan declareren voor een rol koekjes of 1,19 voor waxinelichtjes? Zou dat ook in uw bedrijf kunnen voorkomen?

De Britse politici moeten gedacht hebben dat hun declaraties nooit openbaar zouden worden, want een kleuter kan nagaan dat je tandpasta of hondenvoer uit eigen zak moet betalen. Ze hebben zich gesteund gevoeld door een slecht management en door het feit dat veel meer "collega's" het deden. Collectief wordt je vast niet aan de kaak gesteld. Als we het allemaal doen, is er niets aan de hand. Fout, wel dus! En de publieke opinie: desastreus voor de politici!

Wat kunnen managers hiervan leren?

  1. Stel heldere regels op. Hoe helderder, hoe beter, maar je kunt niet alles dichttimmeren. Geef aan waar uitgaven voor bedoeld mogen zijn, relateer de uitgaven aan wat je als organisatie wilt bereiken.
  2. Maak de regels openbaar: hang ze op op prikborden, stop ze in de kennismakingsmap voor nieuwe medewerkers, voeg ze toe als uitleg aan het declaratieformulier.
  3. Maak de declaraties zelf openbaar: je hoeft niet iedere declaratie op het prikbord te hangen, maar laat het nazoekbaar zijn voor de collega's en ondergeschikten. Kun jij aan je collega uitleggen dat je koekjes gedeclareerd hebt? Waren die koekjes een bijdrage aan wat we als organisatie als doel hebben?
  4. Wees rechtlijnig en eerlijk. Als je als manager iets goedkeurt dat niet volgens de regels is, geef dan uitleg, die ook later terug te vinden moet zijn.
  5. Review regelmatig. Bekijk als managers bij elkaar met enige regelmaat of je eerlijk handelt, bespreek bijvoorbeeld eens 2 random gekozen declaraties per afdeling met elkaar en kijk of je tot dezelfde beslissing gekomen zou zijn. Pas aan de hand daarvan de regels eventueel aan, of de afspraken over de interpretatie van de regels. Een gevoel van eerlijkheid is erg belangrijk.

Trap niet in de Britse val van politieke correctheid: als je mensen echt te weinig verdienen, lopen ze weg. Dat moet je voorkomen, maar niet met een ruimer declaratiebeleid. Sta dan sterk voor een beter beloningsbeleid. Transparantie wordt steeds belangrijker. Het is de kern van maatschappelijk verantwoord ondernemen; je ten opzichte van de maatschappij kunnen verantwoorden voor je daden.