Samenhang FM en HR: kokervisie of visionair?

Er gebeurt veel in de facilitaire wereld. Het facilitaire bedrijf verkeert in een kwetsbare fase van transitie en herpositionering. Hierbij wordt gezocht naar nieuwe mogelijkheden en verbindingen. Observaties benadrukken bijvoorbeeld:‘ het naar elkaar toe groeien’ of zelfs het tweelingschap van de vakgebieden FM en HR. Is dat zo en waar is het op gebaseerd?

De facilitaire dienstverlening lijkt in een identiteitscrisis te verkeren. Van een afgebakend vakgebied raakt ze meer en meer versnipperd. De fragmentatie is bijvoorbeeld herkenbaar in de pogingen om aansluiting te vinden bij andere bedrijfsactiviteiten, zoals HR. Zijn het reacties in een overbeviste vijver waar het zoeken naar nieuwe thema’s uitmondt in een hype? Is het vooral de zwerm van externe partijen die dergelijke verbanden zoekt? En tenslotte, waarom mijn cynische kijk op zaken?

Stellingname

Veranderingen binnen het facilitaire vakgebied komen voort uit de dynamiek in de maatschappij, de arbeidsmarkt en bedrijfsorganisaties. Technologische en sociale innovaties doen de roep om aanpassing nog eens versterken. De enge associatie van FM met HR geeft een versimpeld beeld van meeromvattende veranderingen. Het komt geforceerd over en het vakgebied niet ten goede. Hoe dan wel omgaan met verandering die het vakgebied verlamt.

Reageren op verandering

Verandering is een gegeven en veranderen is een ideaal, soms een illusie.  Het is daarom ook zinvoller om verandering goed te volgen dan er op in te grijpen. Verandermanagement is vaak een ijdel streven om een krachtige onderstroom van processen te beïnvloeden. Verandering is als een brede, taaie lavastroom die zijn weg vindt en waarbij ingrijpen alleen zinvol is als ze met de stroom mee beweegt. Het is hooguit mogelijk om de lavastroom enigszins in haar pad te begeleiden.

Inspelen op verandering betekent dus mee laveren. Vakmensen opleiden in de richting van de beweging en niet uitgaan van hoe het was of hoe professionals in oude systemen denken dat het moet. Welke ontwikkelingen zetten dan zaken in beweging of veroorzaken nieuwe trends?

De beweging wordt gedreven door bedrijfseconomische processen en technologische innovatie. Informatietechnologie lijkt een belangrijke pushfactor te zijn met ingrijpende gevolgen op de werkvloer, de werkplek en de beschikbaarheid van informatie.  Nieuwe opvattingen over hoe en waar gewerkt wordt vloeien hieruit voort.

Herpositionering

Als we de rol van facilitaire diensten plaatsen in de stroom van bedrijfsprocessen zijn ze nog steeds ondersteunend aan het primaire proces. De corporate vision geeft richting aan de wijze waarop aan een klantvraag voldaan wordt. Medewerkers van bedrijven dragen direct of indirect bij aan het primaire proces, bijvoorbeeld de medewerkers ICT of facilitair.  

Facilitair is, evenals ICT en andere diensten ‘in staat stellend’. Hoe zit het dan met de werkende mens of de medewerkers in bedrijven? Deze zijn ook ‘enabling factors’ (even afgezien van robotfabrieken waarin mensen nauwelijks meer een rol spelen). Toch gaat de vergelijking niet helemaal op omdat medewerkers andere kwalificaties hebben dan machines. Machines hebben een stabiel productievermogen. Ze kunnen kapot gaan, mensen daarentegen kunnen uitvallen, bijvoorbeeld door ziekte. Wat maakt mensen als productiefactor dan anders? Medewerkers zijn tamelijk instabiel in twee richtingen: meer of minder productief. Hier komen de inspanningen van HR-afdelingen ter sprake.

De menselijke bijdrage kan op uiteenlopende manieren beïnvloed worden. De handvaten heten betrokkenheid, motivatie en een stapje hoger: zingeving door werk. In principe aandachtsgebied voor de HR-afdeling en de aansturing op de werkvloer.

HR-afdelingen zijn echter in toenemende mate ondergeschikt aan het procedureel werken. Protocollen , assessment en toetsen bepalen wie geschikt is in de machinerie van de bedrijfsvoering. De H in HR kan daarbij vervangen worden met een P, het gaat bedrijven om de productieve resources van hun medewerkers. Door de H weer menselijk te maken kan er ook meer van werknemers verwacht worden.

Als we rekening houden met de menselijkheid van de medewerkers kunnen we de klant ook het beste bieden. Dat proces heet de klant laten excelleren, hostmanship of hospitality bieden. Maar wat er aan vooraf gaat is medewerkers laten excelleren. De HR-afdeling verdient daarbij een prominente en sturende rol.

Samenvattend, een passende reactie op bedrijfseconomische verandering is ze te observeren, de factoren en de betekenis te doorgronden en op het juiste moment aan te haken. Op procesniveau betekent dit integraliteit en op mensniveau betrokkenheid nastreven.

Integraliteit en betrokkenheid herkenbaar maken in:

  • de corporate vision; door deze helder te benoemen en breed te laten dragen door medewerkers en klanten;
  • het werk van de HR-afdeling; medewerkers weer beschouwen als ‘human resources’ in plaats van productie resources; competenties van medewerkers verbreden opdat iedere medewerker het principe van dienstbaarheid kan bieden;
  • ondersteunende diensten, zoals facilitair en ICT; verwevenheid tussen diensten baseren op de bedrijfsmissie;
  • medewerkers die zo mogelijk functie overschrijdend kunnen werken.

Een modieuze manier om integraliteit en betrokkenheid te toetsen is het toelaten van ‘guest journeys’. Een kijkje in de keuken werkt kwalitatief bevorderend voor vraag en aanbod. Het ‘integreren’ van de klant in het interne bedrijfsproces is de uitdaging voor facilitaire organisaties. Facto promootte onlangs de slogan: Geen customer journey zonder employee journey. Een uitgangspunt dat volledig past bij het integraal werken en de nieuwe openheid.